Імпорт XLSX на Prom: що може піти не так і як цього уникнути

Імпорт через Excel — найшвидший спосіб оновити сотні карток одразу. І найшвидший спосіб зіпсувати каталог, якщо не знати кількох речей.

Нижче — ситуації, з якими ми стикалися на реальних каталогах, і що робити, щоб вони не сталися у вас.

1. Файл «зависає на збереженні» — і винен один невидимий символ

Продавець завантажив файл, Prom дійшов до кроку «збереження файлу» і зупинився. Жодної помилки, жодної підказки.

Причина виявилась несподіваною: в описі одного товару стояв службовий символ із кодом 0x04. Побачити його неможливо — він невидимий. Але XLSX усередині влаштований як XML, а той допускає лише три службові символи: табуляцію та два переноси рядка. Будь-який інший робить файл нечитабельним — і для Prom, і для Excel. Найприкріше, що символ прийшов із власного вивантаження цього ж магазину: колись потрапив в опис при копіюванні з сайта постачальника й тихо жив там роками.

Що робити. Якщо імпорт зупиняється без пояснень, справа рідко в обсязі файлу. Спробуйте залити невелику частину товарів і звужуйте коло, поки не знайдете проблемний рядок. Описи, скопійовані з чужих сайтів чи PDF, — головні підозрювані.

2. Файл російською не читається сторонніми інструментами

Вивантаження з Prom має різні заголовки колонок залежно від мови кабінету: Назва_позиції або Название_позиции, Ідентифікатор_товару або Идентификатор_товара. Формат той самий, мова інша.

Сам Prom приймає обидва варіанти. А от сторонні сервіси й скрипти — не завжди: якщо інструмент написали з розрахунку на українські заголовки, російський файл для нього виглядає порожнім, наче товарів немає взагалі.

Що робити. Якщо сторонній інструмент «не бачить» товари у вашому файлі — перевірте, якою мовою був кабінет на момент вивантаження. Найчастіше справа саме в цьому, а не в каталозі.

3. Однаковий ідентифікатор у двох різних товарів

Ідентифікатор_товару — ключ, за яким Prom розуміє, яку саме картку оновлювати. У прайсі одного постачальника ми побачили 10 703 рядки й лише 10 700 унікальних ідентифікаторів. Дві пари виявились повними дублями одного товару, а третя — двома різними вентиляторами під одним номером.

Наслідок при імпорті: обидва рядки б’ються в одну картку. Перемагає той, що йде останнім, а другий товар мовчки отримує чужі назву, опис і фото.

Що робити. Перевірте унікальність ідентифікаторів до імпорту. В Excel це умовне форматування «Повторювані значення» по стовпцю ідентифікаторів або зведена таблиця з підрахунком. Дублі треба розвести заздалегідь, а не розгрібати потім.

4. Порожній ідентифікатор створює новий товар замість оновлення

Рядки без ідентифікатора Prom не має з чим зіставити, тому створює нові картки. Каталог роздувається дублями, старі товари лишаються недоторканими, а прибирати доводиться руками.

Так буває у прайсах постачальників, де ідентифікатора немає в принципі, і коли частину рядків дописали руками у вже вивантажений файл.

Що робити. Відфільтруйте рядки з порожнім ідентифікатором і вирішіть свідомо: це справді нові товари чи помилка.

5. Файл — це знімок каталогу, а не «живий» каталог

Звернення продавця: «пошук не знаходить артикул, хоча товар у магазині є». Перевірили файл — артикула там справді немає. Товар з’явився в магазині після того, як зробили вивантаження.

Вивантаження фіксує каталог на момент натискання кнопки. Усе, що ви додали чи змінили в Prom після цього, у файлі відсутнє.

Що робити. Робіть свіже вивантаження перед кожною великою партією змін. Особливо якщо між вивантаженням і імпортом минув тиждень чи більше.

6. Найважливіше: зайва колонка перезапише живі дані

Prom оновлює тільки ті поля, які є у файлі. Колонки, якої у файлі немає, він не чіпає взагалі. Це головне правило імпорту, і працює воно в обидва боки.

Уявімо: ви вивантажили каталог у понеділок, у середу підняли ціни й оновили залишки, а в п’ятницю залили файл із колонками «Ціна» й «Наявність». Prom слухняно поверне понеділкові значення. Формально помилки немає — ви самі попросили оновити ці поля.

Що робити. Оновлюйте лише ті поля, які справді хочете змінити. Є два способи: прибрати зайві колонки з файлу або — простіше — у вікні «Імпорт товарів» позначити для оновлення тільки потрібні поля. Оновлюєте тексти — зніміть галочки «Ціна», «Наявність», «Кількість», «Знижки» і «Група».

Файл, який формує Contentor, містить усі колонки вашого вивантаження — зокрема ціну, наявність, кількість, знижки й групу. Так зроблено навмисно: за потреби одним файлом можна оновити й інші дані. Але це означає, що при імпорті нашого файлу все вирішують галочки. Позначайте назви, описи, пошукові запити, характеристики й фото, а ціну, наявність, кількість, знижки й групу залишайте знятими — тоді ці поля лишаться такими, як зараз у кабінеті.

Файл містить лише товари, які ви обрали. Решта каталогу не зміниться, якщо в налаштуванні «Статус товарів, яких немає в файлі» обрано «Залишити без змін». Покрокова схема всіх галочок є в інструкції в кабінеті Contentor.

7. Прайс-фід може перезаписати ваші тексти

Якщо каталог наповнюється автоматично з прайсу постачальника (YML, XML чи Excel за розкладом), автоматичне оновлення цін і залишків працюватиме далі — текстам воно не заважає. Важливо інше: що саме цей імпорт оновлює.

У налаштуваннях імпорту прайсу має бути відмічено лише ціну й наявність. Якщо там залишити оновлення назв, описів, характеристик чи фото, то при наступному запуску за розкладом фід перезапише все, що ви дописали вручну або згенерували. Робота зникне сама, без жодної вашої дії — просто за розкладом.

Що робити. Перевірте налаштування імпорту прайсу ДО того, як вкладатися в тексти: лише ціна й наявність оновлюються автоматично, решта полів — ні. Тоді залишки й ціни лишаються актуальними від постачальника, а тексти й фото — вашими.

8. Дрібниця, яка псує ідентифікатори

Якщо відкриваєте файл в Excel, простежте за колонкою ідентифікаторів. Довгі числа Excel любить показувати як 1,2E+10 і в такому вигляді зберігати. Після цього зіставити товари неможливо.

Що робити. Задайте колонці текстовий формат до редагування або не відкривайте файл у редакторі без потреби.

Коротка пам’ятка перед імпортом

1. Свіже вивантаження, а не торішнє.
2. Оновлюються лише потрібні поля: зайві колонки прибрані з файлу або зняті галочками при імпорті.
3. Ідентифікатори на місці й унікальні.
4. Перевірили, що саме оновлює прайс-фід.
5. Спочатку 5–10 товарів, потім увесь каталог.

Останній пункт найважливіший. Пробний імпорт невеликої партії займає п’ять хвилин і показує результат на живих картках. Це дешевше, ніж відкочувати тисячу товарів.